흐름으로 일하게 해주는 '타임 블록' 관리법

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by NJS 2023. 1. 23. 09:30

흐름으로 일하게 해주는 '타임 블록' 관리법

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새해가 되면서 신년 계획을 세우는 분들 많으시죠. 특히 1월은 직장에서도 새롭게 업무를 배정받는 시즌인데요. 사실 신년이 아니더라도 누구나 ‘시간’에 대한 고민은 자주 할 것 같아요. 예를 들어 직장에서 업무를 하는 시간과 개인적으로 보내는 시간을 어떻게 균형 있게 보낼지, 어떻게 좀 더 효율적으로 일할 수 있을지 등이요. 시간은 한정적인데, 할 일은 왜 항상 많은지 모르겠어요.

이렇게 고민이 많을 분들을 위해 타임 블록 시간 관리법을 소개할게요. 특히 직장에서 일과를 효율적으로 관리하는 데 도움이 되실 거예요. 한눈에 자신의 일과를 파악할 수 있거든요. 보통 우리가 시간을 아껴써야 겠다고 마음먹었을 때 난관은 다음과 같아요.

-업무 목록을 작성하지만 중요한 일을 뒤로 미루게 되는 경우

-이것저것 닥치는 대로 일하다가 능률이 떨어지는 경우

-어떤 일에 어느 정도의 시간을 사용하는지 파악하기가 어려운 경우

-지금 하는 업무에 집중하지 못하고 다른 업무에 대한 생각을 하는 경우

많이 공감되지 않으세요? 이럴 때 타임 블록으로 일정을 관리한다면 많은 고민이 해소될 거예요. 먼저 타임블록은 시간 단위로 할 일을 묶어야 돼요. 예를 들어 하루를 6개의 블록으로 쪼개는 거죠. 오전 9시부터 11시, 11시부터 오후 2시, 오후 2시부터 4시, 4시부터 6시, 7시부터 9시, 9시부터 11시로요. 물론 꼭 2시간 단위일 필요는 없고, 편한 방식으로 나누면 돼요. 그다음엔 블록 단위로 일을 하는 거예요. 할 일 단위로 일정을 나누면 실제 가능한 자원들(체력, 의지) 혹은 일정의 변수(갑자기 잡힌 미팅)를 고려하기가 어렵거든요.

또 타임 블록 관리법을 이용하면 시간을 시각화해서 파악할 수 있는데요. 하루 중에 가장 집중할 수 있는 시간대를 찾고, 중요한 일과 그렇지 않은 일을 자연스럽게 배분할 수 있어요. 실제로 적용할 수 있는 방법도 소개할게요.

01. 비슷한 일을 묶어서 배치하기

먼저 비슷한 일을 묶어서 배치하는 것이 중요해요. 할 일이 아니라 블록 단위로 시간을 사용하려면, 같이 처리할 수 있는 일들을 묶어봐야 해요. 예를 들어 거래처에 전화하기, 이메일 쓰기, 하루 계획 정리하기, 거의 완성된 보고서를 검토해서 제출하기 등이요. 이런 간단한 업무들은 말 그대로 시간을 내어 처리하기만 하면 되는 것들이죠. 혹은 업무 중에서 전화를 많이 해야 하는 경우라면, 여러 곳에 연락해야 하는 업무를 묶어서 한 블록에 배정할 수도 있어요. 이렇게 유사한 업무들을 묶어서 하나의 블록으로 만들고, 그 단위 안에서 일을 처리하는 걸 루틴화시킬 수 있어요.

2. 가장 집중할 수 있는 시간을 찾기

그리고 하루 중 가장 집중이 잘 되는 시간을 찾아야 해요. 스스로에게 가장 능률적인 시간을 찾고, 이 시간에는 되도록 외부 미팅이나 회의 일정을 잡지 않고, 업무시간으로 정해두는 것도 필요해요. 만약 그런 시간대가 오전 9시부터 11시라고 한다면, 하루의 가장 중요한 업무를 여기에 배치하세요. 반대로 가장 집중되지 않는 시간이 1시부터 3시라고 한다면, 이 시간에 덜 중요한 업무들을 배치하는 방법을 쓸 수도 있겠죠.

03. 일의 중요도를 고려해 재분배해보기

타임블록이 어느 정도 완성이 되었다면, 이때 나의 상위 목표에 대해서 고민해 보는 과정이 중요합니다. 만약 신년 목표를 '영어 공부'로 잡았는데, 정작 하루의 타임블록에서는 영어가 차지하는 비중이 적다면, 일정관리가 제대로 되고 있는지 의심하는 과정이 필요해요.

오늘은 일정을 관리하는 방법인 '타임블록'에 대해서 소개해드렸는데요. 타임블록은 하루를 쉽게 시각화할 수 있고, 효율적인 업무 시간을 구분하기도 편해요. 타임블록을 잘 활용한다면 일의 마감 기한을 잘 지킬 수 있을 거예요. 지금 한번 엑셀을 켜서 나에게 맞는 하루의 블록들부터 만들어보면 어떨까요?

📌오늘의 소마코 콕!

✔️ 목표와 시간의 질을 고려할 수 있도록 해주는 타임블록 시간관리법을 소개했어요.
✔️ 비슷한 일을 묶어서 하나의 블록으로 만들어요. 이때 작은 마감(블록)이 여러 번 있다고 생각하면 돼요.
✔️ 가장 집중할 수 있는 시간대를 찾는 것이 중요하고, 일의 중요도(나의 목표)에 따라서 블록을 재분배해 보세요.